Tips och tricks för er som inte är erfarna projektledare

Work Breakdown Structure
Börja alltid med att bryta ner projektet i mindre delar det vill säga en WBS (Work Breakdown Structure). Det låter som en klyscha och ett uttjatat begrepp och allt för många anser att man inte hinner göra en bra WBS. Det tar tid att göra en bra WBS, men om inte ni som projektledare klarar av att göra den vem ska då klara av det och framförallt, vem har kontroll över projektets kostnader om inte ens ni klara av att hantera dessa? Börja uppifrån och ner eftersom det är svårt annars att få ihop WBS:en. Speciellt om det är ett lite större projekt kommer ni att missa många saker om ni försöker att ta det nerifrån och upp. När ni har gjort er WBS är det dags att sätta tid och kostnader på respektive post. Var noga med att försöka uppskatta hur lång tid varje sak tar. Om det är svårt kan det vara så att ni måste bryta ner det ytterligare för att kunna göra en rimlig bedömning.

Det finns två huvudsätt att göra en WBS på. Tidsstyrd där man bryter ner efter respektive händelse i tiden alternativt produktstyrd där man bryter ner en produkt i mindre delar. Båda går att använda i ett projekt men den tidsstyrda är ofta betydligt lättare att följa upp. Det kan vara lättare att lägga in delarna ur en produktstyrd WBS i en tidsstyrd om man ska få enklare uppföljning.

Ett exempel:
Ni ska måla om ett hus. Till det behöver ni grundmåla + 2 lager färdigstrykningar. Istället för att på en gång försöka uppskatta hur lång tid allt tar bryt ner det i mindre delar. Redan 3 nedbrytningsmoment är klara nämligen grundfärg och de två överstrykningarna. Dock är det svårt att uppskatta ett helt hus så för varje moment lägger vi också till att huset har 4 sidor: framsida, gavel 1, baksida och gavel 2. Denna nedbrytning kan vi använda i alla de 3 huvudmomenten vi har. Dock är det väldigt troligt att de inte tar lika lång tid och inte kostar lika mycket. Grundfärgen är till exempel mycket billigare än täckfärgen men är å andra sidan mycket jobbigare att måla med så det tar längre tid. Första varvet med täckfärg ser man väldigt väl var man inte har målat vilket gör att man är mer noggrann. Å andra sidan är det väldigt nog på andra och sista lagret att knutar etc. är vita (om man vill ha vita knutar) och inte övermålade med rödfärg. Det kan till och med vara så att man ska lägga till en post i WBS:en med bättringsmålning vilket vi också gör. WBS:en får med ovan resonemang nedan utseende.

Först nu är det dags att sätta tid och pengar på respektive enhet. Detta gör vi dock nerifrån och upp och tittar på varje enskilt element var för sig. Hur mycket färg går det åt i respektive element, vad kostar den och vilken uppskattad arbetstid krävs. Det är viktigt att man gör detta nerifrån och upp så att man får en uppfattning om total kostnad och arbetstid på slutet. Försök inte att fördela en befintlig summa pengar till respektive del.

Uppföljning
Var noga med uppföljningen. Allt för ofta läggs det ner mycket tid innan projektet startar att göra en bra WBS för att därefter när projektet är igång så mäktar man inte med att följa upp hur långt man har kommit, om man ligger på tidplanen eller efter, om upparbetade kostnader är rätt till det vi har åstadkommit etc. Det som är lätt att se är ofta om man ligger på tidplanen d.v.s. om rätt saker är gjorda vid rätt tid. Vad som är lite trickigare är att se om arbetsmödan att tas sig dit är lika stor som den beräknade. Om arbetet är större än budget kommer också kostnaderna för projektet att bli större. För att se detta är Earn Value en ypperlig metod. Det finns mycket att läsa ute på nätet hur man ska går till väga men i kort kan man säga att man sätter prestationen (hur långt man har kommit i projektet) i förhållande till upparbetad tid/kostnad.

Om ni tycker det verkar krångligt Earn Value och med nyckeltalen använd er då av möjligheten att lägga upp den budget ni har gjort nedbruten månad för månad i ett kalkylark. Addera varje månad till den föregående i en tabell så att slutsumman blir hela beloppet för projektet och plotta varje månad plus föregående månad i en graf. Under projektet lägger ni varje månad in de kostnader som ni har förbrukat den månaden och adderar de till de kostnader ni har haft föregående månader. Dessa kostnader för ni också in i samma graf. Ni kommer nu att kunna se om ni har högre eller lägre kostnader mot den budget ni har gjort. Ni kommer också kunna se om kostnaderna ökar eller om de avstannar. Man kan säga att det är en light version av Earn Value då ni inte har blandat in produktionen.

Ofta så kan ovan enkla uppföljning räcka då det är lättare att veta om man ligger på/före eller efter tidplanen rent produktionsmässigt vilket gör att man oftast har en känsla för det ändå. Det är mycket svårare att uppskatta hur mycket pengar projektet har kostat. Framförallt om projektet går bra och ligger i tid så är det lätt att tro att allt är frid och fröjd. Men det kan vara en falsk trygghet om man samtidigt har haft dubbelt så stora kostnader som var avsikten.